home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICINTRO.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  12KB  |  262 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @HE                 VICAR - Program Introduction
  4. @PN1
  5. 1.0     INTRODUCTION -
  6.  
  7. 1.1     Features:
  8.  
  9.         - Full Function Editing screens for data entry.
  10.  
  11.         - On-Line HELP for pertinent data fields.
  12.  
  13.         - User definable Screen Colors.
  14.  
  15.         - Printing of Reports to Screen, or Printer.
  16.  
  17.         - Printing of Wide reports on narrow carriage printers
  18.         (capable of condensed print) automatically.
  19.  
  20.         - Pop-Up Calculator for on the fly calculations with Feed
  21.         back to entry fields.  Available in most data entry screens.
  22.  
  23.         - Pop-Up Scrolling Windows for selection of Customer
  24.         Account Numbers, G/L Numbers, and Salesmen Numbers.
  25.    *** - Only available in Registered Version.
  26.  
  27.         - Configuration file allows user to define system
  28.         parameters such as printer initialization strings, width
  29.         of printer, printer error return codes, program path, DOS
  30.         utilities path, screen colors, maintenance passwords, etc.
  31.  
  32.         - System Definition file stores all defaults as defined
  33.         by the user upon original startup for use by all
  34.         functions in the program.  System Definition is editable
  35.         at any time to change defaults as user sees fit.
  36.  
  37.         - Miniature G/L system to keep track of totals for sales
  38.         catagories, etc. and allow checking for correct G/L
  39.         accounts for customers.
  40.  
  41.         - Customer Master file allows user to define defaults for
  42.         each customer as they are added to the system.  Customer
  43.         cannot be deleted until all transactions for the customer
  44.         are purged.
  45.  
  46.         - Simple entry of Invoices, Credit Memos, Manual Finance
  47.         Charges, and Debit Memos in the same batch from the same
  48.         data entry screen.
  49.  
  50.         - Cash entry for both Balance-Forward and Open-Item
  51.         customers from the same data entry screen in the same
  52.         batch.  For Open-Item Customers both individual invoice
  53.         payment, and Multiple Apply-to's can be entered in the
  54.         same Data entry Screen using the Scrolling Window to
  55.         Select the available invoice currently in the system.
  56.  
  57.    Features - Continued.
  58.  
  59.         - Seperate data entry screen to allow old Pre-Paid invoices to
  60.         be applied to their payments with scrolling window to show all
  61.         transactions in system for customer.
  62.         - Account Inquiry screen with aging of customers transactions
  63.         and scrolling window to view all transactions in system for
  64.         customer.
  65.  
  66.         - Printing of Aged Trial balance report in two formats:
  67.           1. Summary - containing 30-60-90 (default) aging for each
  68.           customer in the customer range specified.
  69.           2. Detailed - containing 30-60-90 (default) aging for each
  70.           customer transaction and customer totals, in the customer
  71.           range specified.
  72.  
  73.         - Automatic Finance charge generation for a range of customers
  74.         specified, according to users default or edited terms.  All
  75.         finance charged are Editable/Deletable before posting to the
  76.         customer accounts.
  77.  
  78.         - Programmable Discount Terms for prompt payment, etc.
  79.           15 Different Discount Types can be defined in system.
  80.           Discount types available for definition are No
  81.           Discount, Flat Discounts, Discounts if paid within a
  82.           specified number of days, or Discounts based on the
  83.           customers volume of business for current period  (each
  84.           discount using this last method has up to 3 volume
  85.           levels, which if met then specify the discount rate to
  86.           be used in calculating a discount.  Discount amounts
  87.           available to a customer are printed on the bottom of
  88.           their statement Only.  Any discounts actually given to
  89.           a customer are determined by the operator during
  90.           payment entry.
  91.    *** - Available only in Registered Version.
  92.  
  93.  
  94.         - Printing of statements according to the users default
  95.         or edited terms, for a specified customer range.  If the
  96.         user is Registered user, different statement formats
  97.         can be specified at the time of running statements aside
  98.         from the default format supplied with the program.
  99.  
  100.         - Format design done by Vcc - Statement Format Editor NOT
  101.         available at this time.
  102.  
  103.         - Sales Analysis by one of four customer criteria:
  104.           1. Customer Number.
  105.           2. Customer Type, as defined for each customer by the user.
  106.           3. Salesperson.
  107.           4. YTD Sales.
  108.  
  109.    Other Features Worth Mentioning:
  110.  
  111.         - Separate Password access for File Maintenance and
  112.         System Maintence allowing the user to limit access to the
  113.         more vital and dangerous parts of the program.
  114.  
  115.         - Built-in Rebuild of all indexs used by the system.
  116.  
  117.         - Backup of data files before postings available from the
  118.         main menu using the Standard DOS Backup and mating
  119.         Restore programs for easy uncomplicated protection of
  120.         data.
  121.  
  122.         - G/L Information can be Exported to a separate G/L
  123.         system via an ASCII delimited file format.  The current
  124.         Export format is compatible with *ACCPAC Plus G/L version
  125.         5.0.  For registered users the program can be altered to
  126.         the format they require for a minimal fee.
  127. @FO     * ACCPAC Plus - registered trademark of Computer Assoc. Int'l.
  128. 1.2     GENERAL DESCRIPTION:
  129.  
  130.    The Purpose of this program is to provide the user a
  131.    convienient and straight-forward means to performing the much
  132.    needed control over a business's Account's Receivables. aka:
  133.    K.I.S.S. (Keep It Simple Stupid)  This program was designed to
  134.    incorporate the bells & whistles of the many commercially
  135.    available programs.  With an emphasis on limiting the "once in
  136.    a life-time usage" frills that some programs contain to
  137.    satisfy everyone, this program contains the ones that will
  138.    make "life" easier, not more complicated.  Most fields of data
  139.    entry are checked to some extent to keep users from "straying
  140.    too far from home" but are at the same time kept to a minimum
  141.    to aleviate problems.
  142.  
  143.    For example most programs now require ALL invoice numbers in
  144.    the entire system to be unique, therefore creating problems
  145.    when a branch office is using invoice numbers with the same
  146.    sequence numbers as another, or the printer duplicated a batch
  147.    of invoice numbers accidentally.  Under most circumstances
  148.    they are used by different accouts (customers) ending the
  149.    duplication problem anyway.  Also the user has to be aware of
  150.    some of the things going on around themselves anyway to
  151.    prevent a total lack of concentration towards their job.
  152.  
  153.    Another unique feature of this program is the fact that the
  154.    data entry operator is NOT required to have a working
  155.    knowledge of G/L operation or Function, although it does allow
  156.    the user to have a better understanding of the Big picture.
  157.    All connections with the General Ledger are done by the
  158.    program itself through the Default accounts specified for each
  159.    customer when a customer account is created, or the accounts
  160.    specified in System Definition file. In this way some sources
  161.    of data entry errors are eliminated or at least minimized.
  162. @FO                                #
  163.    General Description - Continued.
  164.  
  165.    To allow "Stand-Alone" operation of this program, a miniature
  166.    G/L system is built-in to facilitate operation without having
  167.    to integrate with any specific G/L system, if any at all.  In
  168.    this way if the user only requires the "services" of an A/R
  169.    system, this is the only program that will be needed to
  170.    fulfill this need, pure and simple.
  171.  
  172.    One Very unique feature of the program, if you are a
  173.    registered user, is the fact that there will be a Statement
  174.    Format editor available soon to allow the user to edit
  175.    statement formats themselves, allowing multiple statement
  176.    formats to be used to accomadate changes in Printed Statement
  177.    formats, etc.
  178.  
  179.    The Statement Formats do not allow the user to print a whole
  180.    lot of textual information beyond that which is retained in
  181.    the system itself, but it does allow the customer to use a
  182.    format to list the information they require in a somewhat
  183.    flexible format they are comfortable with.  The fact that it
  184.    has a changable Statement Format is still a great improvement
  185.    over many of the current Accounting programs available which
  186.    force the user to use one of at most three or four formats
  187.    that the software manufacturer dictates.
  188.  
  189.  
  190. 1.3     SPECIFIC FEATURES:
  191.  
  192. 1.3.1   Menus - All menus are setup to be used in a Top-Down
  193.    format, to accomplish a specific function, start with the
  194.    first item and proceed down the Menu to the last item, when
  195.    done, press <ESC> to exit the menu.  The most often used used
  196.    selections in a menu are set as the default for that menu.
  197.  
  198.    Eg. The main menu is set up to be processed from the top -
  199.    Customer Maintenance to the bottom - File Maintenance on a
  200.    monthly basis.
  201.  
  202. 1.3.2   Data Entry Screens - All Data Entry Screens utilize a
  203.    combination of Control Key sequences and the cursor control
  204.    keys to implement all of the commonly needed editing functions
  205.    such as up, down, left, right, home, end, clear field, upper
  206.    case, lower case, insert, delete, etc.  Beyond this, special
  207.    functions specific to individual entry screens are implemented
  208.    using the Function Keys as indicated at the bottom of the
  209.    individual entry screens.  Pressing <F1> - HELP will display one
  210.    of two things, either a editing Key command description, or
  211.    field specific Help for the currently active field.  This
  212.    depends on the associated complexity of the field.
  213. @PA
  214.    Data Entry Screens - Continued.
  215.  
  216.    Easy fields will cause the display of the editor commands Help
  217.    screen, and the more difficult fields will have their own
  218.    specific help screen.  See the Program Operation Section for a
  219.    detailed description of the Data Entry commands and functions.
  220.  
  221. 1.3.3   Pop-up Calculator - Allows for on-the-fly calculations to
  222.    speed data entry and reduce repetitive data entries.
  223.  
  224. 1.4     SYSTEM REQUIREMENTS -
  225.  
  226.         System:         IBM PC/XT/AT or Compatable.
  227.         Monitor:        Monochrome or Color.
  228.         Memory:         640Kb.  (512Kb program Memory.)
  229.                       * EMS memory will be utilized if avail.
  230.         Disk Drives:    2 720Kb drives. (Minimum)
  231.                       * Hard Disk will greatly improve performance.
  232.         Printer:        80 column capable of condensed print or
  233.                         wide carriage with Parallel interface.
  234.  
  235. 1.5     GETTING STARTED -
  236.  
  237.    Required information - The following is a list of the general
  238.    information you will need before starting installation of
  239.    the VICAR (copyright 1988-1992 Victory Computer Consultants)
  240.    program:
  241.  
  242.      1. G/L Account List of specific numbers to be used for A/R
  243.      and the related accounts for: Cash Account, Accounts
  244.      Receivables, Sales, Misc. Sales, Sales Tax, and if
  245.      applicable a 2nd Sales Tax, Mail Charges, Discounts,
  246.      and Finance Charges.
  247.  
  248.      2. Aging periods, Billing Terms, including Finance Charge
  249.      Rate, Minimum Finance Charge.
  250.  
  251.      3. Location (Path) of the DOS utities: RESTORE.COM &
  252.      BACKUP.COM, or RESTORE.EXE & BACKUP.EXE (DOS v5.0).
  253.  
  254.      4. Printer Error Return Codes - See the Section:
  255.      INSTALLATION and SETUP for further instructions on
  256.      determining these codes.
  257.  
  258.      5. If you have not already read the section:
  259.  
  260.                         PROGRAM OPERATION,
  261.  
  262.      please read it before proceeding.